Як допомогти команді підготуватись до стратегічної сесії?

Маша   Воскресенська   , Маркетинг менеджерка

Стратегічна сесія: як правильно підготувати команду та забезпечити результат

Одразу переходити до стратегічної сесії чи спочатку підготувати команду? У випадку з одним з наших клієнтів ми пішли за другим варіантом — і це стало справжнім game changer. Замість того, щоб негайно занурюватися в планування, ми почали з короткого навчального модуля для менеджерів. Це допомогло їм отримати базові знання про OKR, впевненість для подальших кроків і краще скоординувати команду. Детальніше як це відбувалось читайте нижче.👇

Початковий стан команди:

• Топ-команда з 10 менеджерів: СЕО, керівники напрямків, комерційний і маркетинговий директори, СТО, СFО, спеціалісти з продажів.
• Достатньо загальне, але правильне розуміння, що таке стратегування.
• Основний фокус на цілях, пов’язаних переважно з продажами.

Перший крок: Навчальна сесія

🎯 Основна мета навчальної сесії на цьому етапі – пояснити, як працюють OKR та для чого вони потрібні.

З командою на цьому етапі зі сторони Savvy працювали 2 тренери Вʼячеслав Рудницький, CEO в Savvy, та Анна Марущак, бізнес-тренерка та Head of Department в Savvy. Разом з командою ми розпочали з обговорення основ OKR: що це за фреймворк і як він допомагає формулювати майбутні цілі. З основних дій ми:

• обговорили стратегію, 
• подивились на різні етапи процесу стратегування, 
• при цьому, основну увагу зосередили на постановці цілей: як формулювати амбітні, але реалістичні цілі (objectives) і визначати ключові результати (key results), які дозволяють оцінити успіх.

Щоб побачити, як OKR працює на практиці, ми взяли кейс нашої компанії Savvy. Вже маючи готові сформовані цілі та візію, команда клієнта працювала над формулюванням ключових результатів для цих цілей. Це дозволило їм на практиці відчути, як працює OKR, без зайвих складнощів внутрішніх проєктів. Наприкінці сесії обговорили впровадження OKR у реальні команди, ступінь деталізації та правильний підхід до каскадування цілей.

Більшість учасників мали досить загальне, але правильне уявлення про стратегування. Тому замість того, щоб перевантажувати їх теорією, ми застосували підхід “Guided Discovery” — коли учасники пропонували свої ідеї, а тренери допомагали перетворити їх у формат OKR. Це дало їм змогу побачити, як їхні думки вписуються в структуру OKR, і глибше зрозуміти процес на практиці.

Другий крок: Стратегічна сесія

📚Попереднє навчання дозволило команді плавно перейти до наступного кроку — стратегічної сесії, де ми разом формулювали OKR для компанії, обираючи ключові цілі та результати.

Під час стратегічної сесії ми працювали повний день, з 10:00 до 18:00, з невеликими перервами. Цього разу команда працювала вже з одним модератором — Славою Рудницьким.  Завдяки підготовчій роботі, яку учасники виконали до зустрічі — SWOT-аналізу компанії, аналізу ринкових трендів та підготовці власних ідей — ми змогли одразу перейти до конкретних дій.

📌 На самій сесії відбувалась справжня стратегічна робота, метою якої було сформулювати чіткі цілі на рік. Але якщо перша навчальна сесія була більш розслабленою, оскільки мала нейтральний контекст, то коли ми перейшли до цифр, ситуація ускладнилася. Команді знадобилося більше часу для уточнення деталей та досягнення спільного розуміння окремих понять. Наприклад, під час обговорення виникли труднощі з узгодженням таких показників, як задоволеність клієнтів, LTV та NPS. Це потребувало додаткового часу, оскільки було складно визначити, що саме ці показники вимірюють, які аспекти слід враховувати та в якому порядку розставити пріоритетність.

Незважаючи на це, загальна атмосфера на сесії завжди залишалася конструктивною та приємною: ми активно домовлялися, переписували ключові моменти та уточнювали деталі, не дозволяючи емоціям взяти гору.

Ми використовували 3 основні формати роботи: індивідуальну, групову та спільну. Формати постійно змінювались, щоб забезпечити ефективність та залученість команди.

1️⃣ Індивідуальна робота дозволяла кожному учаснику сформулювати власні ідеї без впливу першої озвученої думки, яка часто задає напрямок подальшого обговорення.

2️⃣ Групова робота була корисною для обговорення цікавих, але інколи нечітко сформульованих ідей. У группах учасники ставили один одному уточнюючі питання, допомагаючи валідувати думки та уточнювати деталі. Вони разом уявляли та обговорювали свої візії, що сприяло глибшому розумінню запропонованих ідей.

3️⃣ Спільна робота дозволяла всім разом прийти до остаточних рішень і сформулювати узгоджені напрямки дій, що в результаті забезпечувало єдність бачення і спільне розуміння цілей.

Таким чином, спільними зусиллями ми розробили чотири ключові цілі, і кожна з них отримала по три конкретні ключові результати, які слугуватимуть показниками успіху.

Виклики та труднощі

• Однією з найбільших проблем було звуження фокусу. Команда звикла працювати з багатьма показниками, особливо у відділах маркетингу та продажах, де всі цифри та аналітика здаються важливими. Тому було складно домовлятись, що все ж таки є ключовим  результатом, а що вторинним. 
• Також виявилося нелегко розрізнити якісні та кількісні результати. Ми не зробили достатнього акценту на цьому аспекті під час навчання, тому більшість учасників схилялися до кількісних результатів, ігноруючи якісні.

Переваги попереднього навчання до початку стратегування

1. Єдине розуміння термінів. У команди з’явився спільний словник: коли ми говорили про ціль чи результат, всі розуміли ці поняття однаково.
2. Час на рефлексію. Учасники мали змогу подумати, як цей підхід може бути корисним для їхньої роботи, поглянувши на приклад кейсу Savvy.
3. Підготовка до стратегічної сесії. Завдяки навчальній сесії команда прийшла на стратегічну зустріч більш підготовленою. Вони вже знали, чого очікувати, і мали певні уявлення про процес.

Ключові висновки та результати

Рівень зрілості та досвіду команди обов’язково варто перевіряти перед початком стратегічної сесії або інтеграцією будь-яких інструментів. У випадку з OKR, нам здається, що без попереднього навчання сесія тривала б значно довше та коштувала б дорожче, ніж ті 2-3 години підготовки, які ми провели. І немає гарантії, що команда досягла б того самого результату. Додатковим бонусом стало те, що учасники вже мали знайомство з тренером, що створило певний рівень довіри. Завдяки цьому на початку сесії ми заощадили чимало часу. Також команда добре знаходила баланс між емоційним та раціональним підходами і відчувала, коли варто швидко переключитися, що дуже допомагало зберігати ефективну та продуктивну атмосферу в роботі.

Зрештою, команда клієнта змогла чітко визначити нові пріоритети. Окрім продажів, вони почали більше фокусуватися на розвитку команди та створенні нових сервісів. Частина того, що раніше вважалося другорядними проєктами, стало основним фокусом на найближчий період. Це був важливий крок у напрямку стратегічного розвитку, який, сподіваємось, допоможе команді досягти значних результатів у майбутньому.